Personalakten im materiellen Sinn sind alle von der Dienstbehörde aktenmäßig festgehaltenen, sich auf die persönlichen und (oder) dienstlichen Verhältnisse des Beamten beziehenden Urkunden und Vorgänge -
ausschließlich der Prüfungsakten -, soweit sie in einem inneren Verhältnis zum Beamtenverhältnis stehen.
Zentrale Norm des BBG ist § 110 BBG, der im Wesentlichen festhält: Beamtinnen und Beamte haben, auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses, ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte. Auch Bevollmächtigten der Beamtin oder des Beamten ist Einsicht
zu gewähren, soweit dienstliche Gründe dem nicht entgegenstehen. Die personalaktenführende Behörde bestimmt, wo die Einsicht gewährt wird. Soweit dienstliche Gründe dem nicht entgegenstehen, können Auszüge, Abschriften, Kopien oder Ausdrucke gefertigt werden. Der Beamtin oder dem Beamten
ist auf Verlangen ein Ausdruck der zu ihrer oder seiner Person automatisiert gespeicherten Personalaktendaten zu überlassen.
Das Akteneinsichtsrecht der Beamten wurde in einer Entscheidung des OVG Münster aus dem Jahre 2015 in einem interessanten Punkt erläutert: Eine Beamtin hat ein Akteneinsichtsrecht in eine E Mail ihrer Vorgesetzten an
das Personalreferat, in der gravierende Auffälligkeiten in der dienstlichen Arbeitsweise der Beamtin beispielhaft dargestellt sind. Selbst wenn das in Rede stehende Schreiben nicht Bestandteil der Personalakte wäre, ist es jedenfalls eine Akte im Sinne des § 110 Abs. 4 Satz 1 BBG. Der dort verwendete Begriff der
Akte ist im materiellen Sinne zu verstehen. Der Annahme, dass es sich bei dem Schreiben um eine Akte im Sinne des § 110 Abs. 4 Satz 1 BBG handelt, steht auch nach Auffassung des Gerichts nicht entgegen, dass es nach den Angaben des Dienstherrn nicht in einen Verwaltungsvorgang aufgenommen werden und vertraulich
sein sollte.
Ein
Vorgesetzter, der in seiner im Schreibtisch aufbewahrten Kladde negative
Bemerkungen über Mitarbeiter verfasst, begeht nach dem
Bundesverwaltungsgericht (2005) noch kein Dienstvergehen. Besteht von
vornherein nicht die Gefahr einer Verwechslung mit dienstlichen Vorgängen
und auch kein Grund zu diesbezüglichem Misstrauen muss er regelmäßig
auch nicht damit rechnen, dass diese Bemerkungen den Betroffenen von
dritter Seite unbefugt zur Kenntnis gebracht werden, um ihn und die
Betroffenen zu schädigen.
Ein Beamter hat Anspruch darauf,
dass falsche und abwertende Äußerungen aus den Personalakten entfernt
werden. Hier besteht eine besondere Aufbewahrungspflicht. Diese Akten dürfen
ihrerseits nicht allgemein zugänglich sein, sondern müssen sorgfältig
verwahrt werden. Die damit zusammenhängenden Pflichten haben für den
Dienstherrn nicht nur die Mitarbeiter der Personalabteilung wahrzunehmen,
sondern treffen auch Vorgesetzte. Aufgrund des verfassungsrechtlich gewährleisteten
Persönlichkeitsschutzes sind der Dienstherr wie der Arbeitgeber
verpflichtet, die Personalakten des Mitarbeiters sorgfältig zu verwahren,
bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln und für die vertrauliche
Behandlung durch die Sachbearbeiter Sorge zu tragen. Die Fürsorgepflicht
des Dienstherrn gebietet es, den Kreis der mit Personalakten befassten
Beschäftigten möglichst eng zu halten.
Krankheitsbedingte Fehlzeiten
Ein Rechtsschutzinteresse an der Entfernung einer
Aufstellung zu krankheitsbedingten Fehlzeiten in Verbindung mit der
Angabe des behandelnden Arztes und der Fachrichtung aus seiner
Personalakte besteht auch nach Versetzung in den Ruhestand noch fort,
auch wenn die Regelungen über die Entfernung von Unterlagen aus der
Personalakte etwa dem Gedanken der Resozialisierung folgen, von dem
angenommen wird, dass er für einen aktiven Beamten, hingegen nicht mehr
für einen Ruhestandsbeamten von Bedeutung ist. So das
Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg aus dem Jahre 2018.
